Project management as a service

Project management as a service

Project management as a service to usługa, polegająca na realizacji zadań planowania i koordynacji prac, związanych z prowadzeniem zmiany w organizacji. Tylko dobrze zaplanowana zmiana i ciągła weryfikacja założeń oraz dopasowywanie realiów projektu do ciągle zmieniającego się otoczenia, mogą zagwarantować sukces projektu IT, niezależnie od jego skali i wpływu na organizację.

Project Manager (PM) to osoba, która doskonale znając realia zarządzania w czasie zmiany, poprowadzi projekt dopasowując go do zmieniającego się otoczenia, odpowiedzialnie zarządzając ryzykiem, spełniając oczekiwania sponsorów i prowadząc odpowiednio zmotywowane zespoły projektowe do dostarczenia zdefiniowanych produktów.

PM to prawa ręka CIO lub CEO, więc kluczowe są jego umiejętności komunikacyjne. Jest to osoba, które musi potrafić zrozumieć zarówno managerów, jak i personel techniczny, dopasowując swój przekaz do ich potrzeb, kodu językowego i sposobu bycia. Odpowiednio zarządzana komunikacja to newralgiczny element każdego projektu.

Project management as a service – czy jest Ci potrzebny?

Niewątpliwie tak. We współczesnym dynamicznym świecie, zarządzanie firmą to wyprzedzanie oczekiwań klientów, co oznacza ciągłe wprowadzanie efektywnych zmian. Nie sposób podołać temu zadaniu samodzielnie. Znacznie wydajniej jest skupić się na zadaniach, które przyniosą znacznie większe, wymierne korzyści dla organizacji, a zarządzanie zmianą przekazać w zaufane ręce, które mają w tym ogromne doświadczenie i dysponują najlepszymi narzędziami do wykonania tego zadania.

Odpowiedzialny Project Manager nie tylko zadba o realizację Twoich projektów, ale pomoże Ci właściwie zdefiniować potrzeby twojej organizacji, ustalić priorytety, zdefiniować produkty i przede wszystkim zidentyfikować ryzyka oraz zaproponować właściwe zarządzanie nimi.

Korzyści z outsourcingu Project Managera

Project management as a service

Dlaczego nasz Project Manager jest właściwym wyborem?

Proponujemy usługi project managementu as a service z PM-ami, którzy mają kilkanaście lat doświadczenia w zarządzaniu projektami i posiadają wiedzę o funkcjonowaniu różnych przedsiębiorstw, o różnym stopniu skomplikowania, wielkości i strukturach zarządzania. Doskonale identyfikujemy potrzeby, zarządzamy ryzykami, organizujemy komunikację i zarządzamy dostarczaniem produktów IT.

Project management as a service. W czym możemy konkretnie pomóc?

Zarządzanie projektami to nie szczegółowa wiedza techniczna o wdrażanym projekcie, lecz umiejętność planowania, organizowania zespołów, komunikacji i zarządzania ryzykami. Wiedzę techniczną mają specjaliści, wizję ma sponsor, PM powoduje, że te dwa światy się spotykają i efektywnie współpracują dostarczając firmie wymiernych korzyści. Oto, w jakich tematach możemy pomóc:

1. Przeniesienie usług lub operacji z dowolnego kraju na świecie

Właściwie to nie jeden ale cała grupa projektów. Projekty tego typu to zawsze spore wyzwanie, zwykle z dwóch głównych powodów: różnice kulturowe i zwolnienie zespołu w kraju, z którego usługi są przenoszone. Oboma tymi obszarami trzeba odpowiednio zarządzać i skupić się na wielu ryzykach, które pojawiają się na każdym etapie projektu. Wielkość takiego projektu bywa różna, zespół projektowy może obejmować od kilkunastu do kilkudziesięciu lub nawet kilkuset osób rozsianych po świecie, gdzie oprócz problemów językowych, dochodzą różnice czasu i wiel innych zaganień, które trzeba zidentyfikować i zaplanować. Również budżet i czas trwania są różne, od kilku tysięcy euro na kwartał po kilkanaście milionów euro na 2-3 lata.

Projekty tego typu do doskonały poligon do szlifowania umiejętności komunikacyjnych, zarządzania ryzykiem i radzenia sobie ze stresem.

2. Przeniesienie data center pomiędzy krajami Unii Europejskiej

Jest to typowy projekt, który wymaga długiego i starannego planowania. Ogromne koszty (liczone często w milionach euro) i długi czas trwania, to nie tylko nakłady na nową infrastrukturę, ale również na minimalizację ryzyk związanych z czasową niedostępnością elementów infrastruktury IT. Zespoły projektowe są rozrzucone po świecie i różnych firmach, PM musi skoordynować wiele zadań, pilnować harmonogramów i planować, planować… planować.

3. Przygotowanie infrastruktury dla nowego rozwiązania informatycznego

W tego typu projektach najważniejsza jest zwinność i szybkie reagowanie na potrzeby klienta. Nie ma czasu, ani potrzeby długiego i starannego planowania. Znacznie więcej czasu poświęca się na właściwe zdefiniowanie produktów, kryteriów jakości i terminów dostarczenia. Małe, zwinne zespoły blisko współpracują ze sobą, a PM musi zadbać o ich motywację, właściwą komunikację i jakość dostarczanych produktów. Często dostarczane, kolejne wersje produktów, wymagają skoordynowania właściwych testów, aprobacji przez właściwych odbiorców i wypracowania procedur przekazania na produkcję, które zapewnią ciągłość pracy organizacji oraz maksymalizują korzyści z dostarczanych rozwiązań.

4. Wdrożenie lub migracja rozwiązania ERP/MRP w przedsiębiorstwie

Zwykle to projekt typu mieszanego, zaczyna się tradycyjnie od zbierania założeń i planowania, ale gdy dochodzi do prezentacji pierwszego dema, przechodzi się na model zwinny, żeby prace deweloperskie jak najefektywniej mogły być testowane i korygowane przez użytkowników końcowych. Project Manager w takim projekcie musi sprostać wielu niecodziennym zadaniom. Z jednej strony wymaga się od niego dobrego i skutecznego planowania, ponieważ zmiana dotyka newralgicznych narzędzi w firmie. Z drugiej strony produkty powinny być dostarczane zwinnie, tak by szybko reagować na zmieniające się wymagania użytkowników i otoczenia, w których zmiana jest wprowadzana. Kluczowe w takich projektach jest właściwe zdefiniowanie właścicieli produktów, użytkowników końcowych, pozyskanie umocowań do podejmowania szybkich decyzji, zaplanowanie i zgoda na wykorzystanie buforów (czasowych i finansowych), które zoptymalizują sukces zmiany, bez niepotrzebnego angażowania powolnych mechanizmów i procedur, często blokujących rozwój firmy.

5. Wdrożenie lub produkcja innowacyjnego rozwiązania informatycznego

Zespoły pracujące nad innowacyjnymi rozwiązaniami zwykle są silnie wewnętrznie zmotywowane i uważają, że nie potrzebują zbyt wiele pomocy ze strony Project Managera. Jego rola często sprowadza się do koordynacji prac pomiędzy rozproszonymi zespołami, dbanie o szeroko rozumiany interes sponsora, definiowanie kontroli i raportowania postępu prac. Projekty tego typu wymagają sporego nakładu pracy, która im mniej jest dostrzegalna dla zespołu, tym lepiej. Przygotowanie odpowiednich wizualizacji, uproszczenie procedur, usuwanie przeszkód, ułatwienie komunikacji – to niełatwe zadania, które trzeba dopasować do potrzeb zespołów i specyfikacji organizacji.

Trzeba wiele pracy, by kontrola jakości, zagadnienia bezpieczeństwa, czy też trudne wymagania sponsorów, founderów lub innych powiązanych departamentów nie zablokowały kreatywności zespołu, ale zostały spełnione w zdefiniowanym zakresie, co jest jedyną gwarancją sukcesu.

Certyfikaty i szkolenia

Nasi Project Managerowie posiadają wszystkie kluczowe szkolenia oraz najważniejsze certyfikaty, potwierdzające ich doświadczenie i umiejętności w zarządzaniu projektami:

Prince2 (oba poziomy: Fundation i Practitionel) – certyfikat zarządzania projektami chyba najsłynniejszą na świecie metodyką waterfolową. Wymagany m.in. do prowadzenia projektów współfinansowanych przez rząd Wielkiej Brytanii,

Agile PM (oba poziomy: Fundation i Practitionel) – certyfikat zarządzania projektami zwinnymi.

Ponadto posiadają oni wiele certyfikatów, potwierdzających ich zdolności komunikacyjne, zarządzania ryzykiem, zespołami, które gwarantują znajomość dynamicznego rynku IT.

Narzędzia i technologie

Oprócz usługi zarządzania projektami, oferujemy również dedykowane narzędzia, pozwalające raportować postęp prac i zachodzące zmiany.

Nasze podstawowe narzędzia to: MS Project, Jira, Confluence, Asana, narzędzia do komunikacji i prezentacji.