Polityka prywatności

Pierwszym dniem obowiązywania niniejszej polityki jest 25 maja 2018 roku.

Jakie aspekty porusza niniejsza polityka prywatności?

Twoja prywatność i świadomość do czego potrzebujemy Twoich danych jest dla nas bardzo ważna. Usługi Hostersów są wysoko specjalistyczne, docieramy do wyspecjalizowanej grupy odbiorców, dlatego możesz mieć pewność, że nie dokonujemy żadnych złożonych operacji na Twoich danych i używamy ich zgodnie z celem pozyskania do kontaktu, kierowania reklamy (pod warunkiem wyrażenia przez Ciebie stosownych zgód), a kiedy już jesteś naszym Klientem do realizacji usług, wynikających z umowy w szeroko rozumianym zakresie. Chcemy, abyś miała/miał jasność, w jaki sposób zbieramy dane, jak ich używamy, z kim się nimi dzielimy, gdzie przechowujemy.

Celem niniejszej polityki prywatności jest zaznajomienie Ciebie z informacjami o tym:
• jakie informacje i jak o Tobie zbieramy,
• w jakich sposób używamy tych informacji,
• czy i jak udostępniamy te dane, gdzie przesyłamy i przechowujemy tak zebrane dane,
• jak przechowujemy i zabezpieczamy tak zebrane dane,
• jak długo przechowujemy Twoje dane,
• jak możesz dowiedzieć się, jakie dane o Tobie mamy i jak możesz to kontrolować,
• inne istotne informacje.

W indywidualnych przypadkach niniejsza polityka może nie pokrywać pełnego zakresu przetwarzania danych, jednakże jeśli Twoje dane będą podlegały dodatkowym operacjom, zostaniesz o tym poinformowany oddzielnie. Takim przykładem jest zbiór danych osób wchodzących do naszego Data Center – tylko wpuszczane tam osoby wiedzą, jakie dodatkowe dane o nich zbieramy i gdzie przechowujemy.

Jakie informacje o Tobie zbieramy?

Zbieramy tylko te dane, które nam dostarczysz samodzielnie. W zakresie podanym niżej możemy je jedynie uzupełnić o firmę, którą reprezentujesz i stanowisko, jakie zajmujesz wspierając się danymi zamieszczonymi w powszechnie dostępnych miejscach, jak strona firmowa, profil LinkedIn itp.
W wypadku kontaktu handlowo-marketingowego jest to: imię, nazwisko, adresy e-mail, numery telefonów, login w komunikatorach np. skype czy whatsapp, firma którą reprezentujesz, IP z którego był kontakt, stanowisko jakie zajmujesz, źródło pozyskania danych, usługi którymi się interesujesz, zdjęcie umieszczone w profilu LI, które automatycznie podlinkowuje nasz system CRM (chyba, że podasz większy zakres danych). Dane te możesz nam przekazać: wysyłając zapytanie ofertowe e-mailem lub poprzez dowolny inny serwis np. LinkedIn czy Facebook itp., wypełniając formularz kontaktowy na stronie internetowej, landing page z kampanii reklamowej, zapisując się na webinar, zostawiając swoje dane w ramach usługi Livechata na stronie internetowej, przekazując dane w postaci wizytówki na spotkaniu. W celach kontaktowych wykorzystujemy powszechnie dostępne informacje, które sama/sam umieszczasz w Internecie w zakresie wskazanym wyżej.

Kiedy już jesteś naszym Klientem nadal posiadamy te same dane wzbogacone dodatkowo o dane niezbędne do rozliczeń, autoryzacji dodatkowych osób do kontaktu z nami (w szczególności wskazanie kontaktów technicznych, rozliczeniowych, dane dotyczące płatności), dane które dostarczysz w czasie wsparcia technicznego, które dla Ciebie świadczymy. Dodatkowo zbieramy dane, jakie usługi u nas posiadasz aby móc skutecznie informować Cię o problemach, czy zmianach dotyczących tychże usług.
Jeśli jesteś kandydatem do pracy, zbieramy dane, które samodzielnie nam dostarczysz w CV, e-mailem lub zostawiając swoje dane w serwisie rekrutacyjnym np. pracuj.pl, justjoin.it i innych.

Dane zbierane są także w sposób automatyczny. Zbieramy dane, które odkładają się w systemach IT kiedy przeglądasz nasze strony oraz wysyłasz do nas e-mail. Są to zwykłe logi systemowe oraz informacje, które wysyła przeglądarka przedstawiając się. Dane w systemach statystyk (Google Analytics) zbierane są w sposób anonimowy.

W jaki sposób używamy tych informacji?

Danych zebranych na potrzeby marketingowo-handlowych używamy wyłączenie do kontaktu sprzedażowego lub do prowadzenia kampanii reklamowych zachęcających do udziału w naszych wydarzeniach, prezentujących ciekawe treści, wysyłki newslettera. Do tego celu wykorzystujemy e-mail, telefon lub serwisy LinkedIn, Facebook i inne w których samodzielnie pozostawiłaś/-eś publicznie dostępne dane. Dane te możemy samodzielnie łączyć i uzupełnić przeglądając te powszechnie dostępne dane. Dane zebrane w systemie do obsługi webinarów są używane do powiadomienia o samym webinarium oraz do wysyłki informacji po webinarze a także zbierane są na potrzeby przyszłych zaproszeń i akcji reklamowych.
Zebrane dane, szczególnie adresy e-mail używamy także do kierowania reklam w ramach kampanii realizowanych na Facebooku, Google oraz LinkedIn.

Jeśli jesteś już naszym Klientem zebrane dany używamy do realizacji umowy, także w celu promocji nowych usług, zmian zakresu świadczonych usług, zachęcania do udziału w naszych wydarzeniach, wysyłki newslettera oraz ważnych informacji technicznych dotyczących Twoich usług. Używamy ich także w celu realizacji wsparcia technicznego.

Czy i jak udostępniamy Twoje dane?

Twoich danych nie udostępniamy zewnętrznym podmiotom. Wykorzystujemy jedynie narzędzie, w których Twoje dane mogą być przechowywane i przetwarzane jednak podmioty te udostępniają nam jedynie usługi, za pomocą których dokonujemy przetwarzania Twoich danych. Same nie mają do nich dostępu, ani prawa do ich przetwarzania innego niż realizacja świadczonej nam usługi.

Są to:
CRM Livespace (www.livespace.io) – CRM – obsługa sprzedażowa i marketingowa,
Sare (www.sare.pl) – system do rozsyłki e-maili, newsletterów, zaproszeń na webinary, rozsyłka ciekawych materiałów, kontakt masowy w sprawie świadczonych usług np. prace serwisowe,
Livestorm Webinars (www.livestorm.co) – narzędzie do Webinarów, tutaj dokonujesz zgłoszenia na webinar, dane te są kopiowane do naszego CRM,
Livechat (www.livechat.pl) – narzędzie z pomocą którego możesz zdać pytanie przez stronę internetową lub zostawić swoje dane w celu późniejszego kontaktu,
Landingi (www.landingi.pl) – narzędzie, które pozwala na tworzenie Landing Pages gdzie poprzez formularz kontaktowy przekazujesz nam swoje dane kontaktowe,
Leon Sp. z o.o. – kolokacja serwerów z kopiami bezpieczeństwa,
Amazon Web Services, regiony znajdujące się na terenie EOG –szyfrowane kopie bezpieczeństwa, udostępnienie usług hostingu,
Z w/w podmiotami posiadamy podpisane stosowne umowy o powierzeniu przetwarzania danych w zakresie niezbędnym dla świadczenia usług.

Jeśli jesteś naszym Klientem, szczegółowe warunki określa zawarta pomiędzy nami umowa.
Danych zebranych w procesie rekrutacji nie udostępniamy nikomu – samodzielnie zostawiasz je jednak w serwisie ogłoszeń rekrutacyjnych, jeśli z niego korzystasz. Samych danych osobowych bezpośrednio nie przekazujemy nikomu (chyba, że będzie miała miejsce sytuacja wskazana w zdaniu ostatnim). Nie udostępniamy ich także poza obszar EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego). Ewentualne udostępnienie danych podmiotom trzecim może mieć miejsce wyłącznie wówczas, gdy takie prawo lub obowiązek wynika z powszechnie obowiązujących przepisów.

Jak przechowujemy i zabezpieczamy tak zebrane dane?

Wszystkie systemy, z którymi się łączysz i przekazujesz dane oraz z którymi łączymy się my, mają zaszyfrowane połączenie https. Troszczymy się regularnie, aby jakość tego połączenia odpowiadała aktualnym dobrym praktykom (siła używanych szyfrów). Dostęp do kluczowych systemów zawierających dane odbywa się także z użyciem połączenia VPN.

Osoby mające dostęp do Twoich danych są przeszkolone z zakresu danych osobowych i posiadają odpowiednie upoważnienia. Stosujemy zasadę minimalizacji uprawnień – dostęp do danych mają tylko osoby, dla których jest to niezbędne do realizacji powierzonych zadań.

Korzystamy z własnego hostingu lub realizujemy go w ramach Amazon Web Services, kopie danych są przechowywane na szyfrowanych wolumenach, a w czasie przesyłania są także zaszyfrowane. Kopie trzymamy w innym miejscu niż podstawowe dane w celu zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa.
Komputery, na których przetwarzane są dane, wymagają zalogowania się, są na bieżąco aktualizowane, posiadają oprogramowanie antywirusowe, do połączenia z siecią firmową używają wyłączenie połączenia VPN. Sieć w firmie jest zamknięta, do uprawnionego dostępu wymaga połączenia VPN, sieci pracownicza, publiczna i IoT są odrębnymi sieciami Wi-fi.

Stosujemy także dodatkowe środki bezpieczeństwa niezbędne do zapewnienia poufności danych.

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Dane zbierane na potrzeby marketingowo-handlowe przechowujemy tak długo aż nie wycofasz zgody lub wniesiesz sprzeciw w zakresie przetwarzania tych danych.

Jeśli jesteś naszym Klientem dane przechowujemy przez cały okres świadczenia usługi oraz po jej zakończeniu w celu spełnienia ustawowych obowiązków przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej oraz w celu ochrony własnych interesów np. w kwestii reklamacji i zastrzeżeń.

Dane rekrutacyjne są przechowywane na potrzeby aktualnych i przyszłych rekrutacji do czasu aż nie wycofasz swojej zgody lub wniesiesz sprzeciw w zakresie przetwarzania tych danych .

Jak możesz dowiedzieć się jakie dane o Tobie mamy i jak możesz to kontrolować?

Jeśli chcesz wiedzieć jakie dane o Tobie posiadamy skontaktuj się z nami z użyciem jednego z kontaktów na stronie https://www.hostersi.pl/kontakt/

Zgodę na przetwarzanie danych możesz w każdej chwili wycofać w dowolny sposób dostatecznie wyrażający Twoje oświadczenie woli w tym zakresie, w tym w szczególności: pisemnie lub wiadomością e-mail tj. wysyłając takie żądanie z użyciem jednego z kontaktów https://www.hostersi.pl/kontakt/ . Jeśli w ciągu 5 dni roboczych nie dostaniesz od nas potwierdzenia ponów kontakt inną drogą – e-mail może nie dotrzeć z wielu powodów całkowicie od nas niezależnych a naszą intencją nie jest przetwarzanie danych wbrew Twojej woli i proces usunięcia może zaburzyć jedynie problem, na który nie mamy wpływu. Brak potwierdzenia powinien być wskazówką, że Twoje żądanie do nas nie dotarło.

Pamiętaj o ograniczonym prawie do bycia zapomnianym – dane możemy nadal przechowywać, jeśli wymagają tego inne przepisy (np. dane rozliczeniowe) lub zachowanie danych potrzebne jest do ochrony naszych interesów w przyszłości. Jednakże przechowywać i przetwarzać będziemy je już tylko w tym celu i w niezbędnym do tego zakresie.

Inne istotne informacje
Administratorem Twoich danych są:
Hostersi Sp. z o.o.
ul. PCK 26A
44-200 Rybnik
www.hostersi.pl

Pamiętaj, że każda osoba, której dane Administrator (Hostersi sp. z o.o.) przetwarza ma prawo do cofnięcia zgody jak wskazano powyżej oraz prawo do:
• dostępu do danych;
• sprostowania danych;
• żądania usunięcia jej danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• zgłoszenia sprzeciwu względem dalszego przetwarzania danych;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego;
• przenoszenia danych.