Jak napisać dobre zapytanie przetargowe dla rozwiązania w chmurze

10 sierpnia 2020

Jak napisać dobre zapytanie przetargowe dla rozwiązania w chmurze

Na naszą skrzynkę regularnie trafiają zapytania przetargowe dotyczące usług chmurowych. Niestety, wiele z nich nie zawiera informacji, które umożliwiają przygotowanie odpowiedniej oferty i dobranie właściwego rozwiązania. Z tego powodu postanowiliśmy napisać artykuł o tym, jak napisać dobre zapytanie przetargowe dla rozwiązania w chmurze.

 

Przetargi często są procesem mocno sformalizowanym, w którym zadawanie pytań i dialog z klientem bywają ograniczone, co dodatkowo utrudnia stworzenie rozwiązania, które w pełni spełni oczekiwania i potrzeby klientów. Opierając się na naszych doświadczeniach, stworzyliśmy zalecenia dla osób piszących zapytania przetargowe, które mają na celu zapewnienie, że już na pierwszym etapie przetargu oferentom przekazane zostaną rzetelne i wartościowe informacje, umożliwiające przygotowanie oferty i w efekcie zoptymalizowanie i skrócenie całego procesu.

 

 

  1. Kontekst biznesowy przetargu na chmurę

Aby dobrze zrozumieć przeznaczenie infrastruktury, którą mamy zaprojektować, musimy mieć świadomość, jak dane rozwiązanie wpisuje się w biznes klienta i czym podyktowana jest decyzja wyboru chmury. Informacja o tym, do czego rozwiązanie będzie wykorzystane i w jaki sposób wpłynie na prowadzenie biznesu przez Klienta, pozwala zaprojektować rozwiązanie, które umożliwi spełnienie założeń oraz zapewni odpowiednią jakość obsługi. Przykładowo – przygotowując się do uruchomienia sklepu internetowego, należy zadbać o to, aby klienci w pierwszej kolejności potrafili bezpiecznie się zarejestrować i złożyć zamówienie, podczas gdy dla aplikacji do użytku wewnętrznego ważniejsze mogą być takie aspekty jak czas dostępu do bazy danych lub możliwość bezpośredniego kontaktu pomiędzy pracownikami. Każde z zastosowań wymagać będzie innego rodzaju usług i skupienia się na różnych aspektach technicznych.

 

  1. Jasno i szczegółowo opisane wymagania infrastruktury chmurowej

Określenie wymagań jest kluczowym elementem każdego przetargu. Im dokładniej jesteśmy przed jego ogłoszeniem zdefiniować swoje potrzeby, tym większe szanse, że otrzymane propozycje będą dopasowane do naszych potrzeb. W wypadku rozwiązań chmurowych ilość dostępnych usług i narzędzi sprawia, że wybranie właściwego zestawu usług może wymagać specjalistycznej wiedzy. Dlatego rekomendowanym przez nas podejściem do stworzenia wymagań dla przetargu jest zatrudnienie specjalistów z zakresu technologii chmurowych do wykonania wstępnej analizy i zarekomendowania odpowiedniego rozwiązania. Stworzona w ten sposób specyfikacja może stanowić integralną część dokumentacji przetargowej i przyczynić się znacznie do usprawnienia procesu ofertowania. Ważne jest, aby stworzona specyfikacja była precyzyjna, co pozwoli dostawcom uniknąć zgadywania i przedstawić ofertę pozbawioną zbędnych elementów.

 

  1. Budżet

Usługi chmurowe oferowane są w przeważającej większości w modelu, w którym płacimy za realne zużycie zasobów. Na cenę poszczególnych usług wpływ ma także ich specyfikacja techniczna czy ilość danych, która miesięcznie będzie przetwarzana. Stąd też przy ogłaszaniu przetargu na usługi w chmurze warto przewidzieć miesięczny lub roczny budżet, który w ramach organizacji będzie przeznaczony na zakup danych usług. Pozwoli to dostawcy odpowiednio dobrać parametry poszczególnych usług do możliwości finansowych, a nawet ocenić, czy w danym przypadku rozwiązanie chmurowe jest właściwym wyborem.

 

  1. Realistyczne terminy realizacji

Pomimo faktu, że usługi chmurowe można uruchomić w przeciągu kilku minut, należyte przygotowanie każdego projektu informatycznego wymaga czasu. Planując wdrożenie technologii chmurowej, należy wziąć pod uwagę czas potrzebny na jej konfigurację i uruchomienie oraz szkolenia, pozwalające zrozumieć specyfikę wykorzystania zasobów chmurowych. Z naszych doświadczeń wdrożenie infrastruktury pod sklep internetowy można zakończyć w przeciągu 10 godzin ale już bardziej skomplikowane systemy złożone z większej ilości różnych usług mogą wymagać pracy mierzonej w tygodniach. Pisząc przetarg, warto więc wziąć pod uwagę możliwości dostawców i wyznaczyć niearbitralne terminy realizacji oparte o rzetelną analizę.

 

  1. Kryteria wyboru

W wielu przetargach decydującym kryterium wyboru jest cena, która w wypadku usług chmurowych jest trudna do oszacowania bez odpowiedniego kontekstu i założeń dotyczących planowanego zużycia. Dlatego, aby prawidłowo ocenić ofertę na usługi chmurowe warto zwrócić uwagę na wyznaczenie kryteriów poza cenowych, takich jak dokumentacja, certyfikaty, wsparcie techniczne, zgodność technologiczną z istniejącymi systemami czy zakres usług dodatkowych oferowanych przez dostawcę. Dopiero spojrzenie na wszystkie te elementy pozwala na odpowiednią ocenę wartości zaproponowanego rozwiązania.

Przedstawione w tym artykule zagadnienia dotyczące przetargów to tylko niektóre z czynników, na które należy zwrócić uwagę przy tworzeniu przetargu na usługi chmurowe. Stąd najlepszą radą, jaką możemy udzielić każdemu, kto chciałby rozpocząć pracę z rozwiązaniami chmurowymi, jest znalezienie partnera z odpowiednim doświadczeniem, który będzie w stanie pomóc w zdefiniowaniu potrzeb i przenieść wymagania na język usług chmurowych co umożliwi przygotowanie odpowiedniej dokumentacji do przetargu i sprawne przeprowadzenie całego procesu.

 

PYTANIA? SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

 

Zobacz również: